Aby odnieść sukces, najpierw musisz zdefiniować cele. Krok numer dwa, to wybór metryk, za pomocą których sprawdzasz skuteczność prowadzonych działań. Dziś skupimy się właśnie na wspomnianych metrykach, czyli na tytułowych KPI. KPI to kluczowe wskaźniki efektywności, które w jasny sposób wskazują czy idziesz do przodu, czy stoisz w miejscu.
KPI – co to jest?
Zacznę od definicji. KPI, po rozwinięciu Key Performance Indicators, to w tłumaczeniu kluczowe wskaźniki efektywności. KPI to wyrażenie stosowane zamiennie z KPS – ów skrót oznacza kluczowe wskaźniki sukcesu.
Czym są wskaźniki KPI? Mówiąc najprościej, to miara skuteczności działań, które prowadzone są w konkretnym celu i w konkretnym czasie. KPI wskazują na jakość implementowanych rozwiązań, umożliwiają ocenę postępów w realizacji celu, a co za tym idzie, ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych i wskazują kierunek działań naprawczych.
KPI ważne są w wielu branżach, zaczynając od marketingu (który jest mi najbliższy), po logistykę, IT, finanse, medycynę, HR, sprzedaż itp. Wskaźniki mogą być wyrażane za pomocą różnych wartości, np. takich, jak:
- procenty (%)
- wartości liczbowe
- wartości pieniężne (zł, $, €)
- czas (dni, godziny, minuty)
- stosunki/współczynniki (np. ROI)
- oceny punktowe/skale (np. NPS Net Promoter Score).
KPI najważniejsze informacje, kpi przykłady: marketing, produkcja, pracownik
Rodzaje wskaźników efektywności
Jak już sygnalizowałam powyżej, KPI to metryki, które odzwierciedlają skuteczność konkretnych działań. W związku z tym, że firmy mają różną specyfikę i różne cele, wyróżniamy także różne rodzaje i sposoby pomiarów omawianych wskaźników.
Wskaźniki ilościowe (quantitative)
KPI ilościowe to wskaźniki bardzo precyzyjne, a jednocześnie, łatwe w mierzeniu – wystarczy kilka kliknięć w narzędziu analitycznym. Właśnie dlatego, są często stosowane. A czym są? To dane liczbowe, np. miesięczny przychód netto, liczba osób, które dołączyły do grona klientów, współczynnik klikalności (CTR), reakcje w mediach społecznościowych.
Wskaźniki jakościowe
Wskaźniki jakościowe skupiają się na emocjach i wrażeniach. Jak nietrudno się domyśleć, są mniej precyzyjne i trudniejsze w analizie niż dane liczbowe. Są jednak bardzo ważne, dlatego każda z firm powinna znaleźć sposób na pozyskiwanie i analizę takich wskaźników.
Wskaźniki opóźnione (lagging)
Wskaźniki opóźnione odpowiadają na pytanie co się wydarzyło, a nie, co się dzieje. Informacje na temat skuteczności działań, dostępne są po określonym czasie, np. tygodniu, miesiącu, roku.
Metryki opóźnione stosowane są w przypadku długofalowych strategii, na przykład: zwiększenie przychodów o 20% w przeciągu dwóch lat. Powodzenie lub porażkę w realizacji takiego celu można ogłosić dopiero po dwóch latach – gdy działania zostaną zakończone.
Wskaźniki wyprzedzające (leading)
KPI wyprzedzające to wskaźniki prognostyczne, pokazujące, co może wydarzyć się w przyszłości, przewidujące trendy. Takie metryki odpowiadają na pytanie co się wydarzy. Przykładem może szacunkowy wzrost ruchu organicznego na stronie, jaki uda się wygenerować po 3 miesiącach regularnych działań z zakresu pozycjonowania.
Wskaźniki wejściowe
KPI wejściowe (ang. input KPIs) to metryki dotyczące zasobów, które umożliwiają realizację wyznaczonych celów. Do wspomnianych zasobów zaliczamy personel, budżet, roboczogodziny, potrzebne surowce itp.
KPI całościowe (ang. overall KPIs lub comprehensive KPIs)
To ważne wskaźniki, które mierzą ogólną skuteczność działań prowadzonych przez firmę bądź konkretny dział. Nie chodzi tutaj o pojedyncze procesy! Tego typu metryki uwzględniają aspekty finansowe, operacyjne, jakościowe itp. Wśród popularnych wskaźników całościowych wymienić możemy chociażby ROI, który określa zwrot inwestycji czy EBITDA wskazujący rentowność operacyjną firmy.
Specyficzne KPI (low-level)
Specyficzne KPI to metryki określające skuteczność procesów przeprowadzanych przez poszczególne działy, osoby, grupy, np. dział HR, marketing czy sprzedaż. Analizie mogą podlegać:
- liczba wykonanych telefonów,
- skuteczność procesów rekrutacyjnych,
- liczba wyprodukowanych produktów w ciągu jednego dnia, itp.
Jak widać, KPI specyficzne są ściśle powiązane z jakością wykonywania codziennych obowiązków i z zaangażowaniem zespołu.
Wyróżniamy także KPI strategiczne, sprzedażowe, finansowe.
| Rodzaje kpi | Opis | przykład |
|---|---|---|
| 📌 Ilościowe (quantitative) | Dane liczbowe, łatwe do zmierzenia 📐 | Miesięczny przychód netto, liczba klientów, CTR, reakcje w social media |
| 📌 Jakościowe | Metryki oparte na odczuciach i opiniach, mniej precyzyjne i trudniejsze do zmierzenia | Opinie klientów, poziom satysfakcji pracowników, wrażenia użytkowników 👥 |
| 📌 Opóźnione (lagging) | Pokazują, co się wydarzyło, przedstawiają efekty działań długofalowych | Wzrost przychodów po 2 latach, liczba konwersji w zeszłym miesiącu |
| 📌 Wyprzedzające (Leading) | Wskaźniki przewidujące efekty działań, prognozy⏱️ | Prognozowany wzrost ruchu z SEO, planowana liczba leadów pozyskanych dzięki kampanii |
| 📌 Wejściowe (Input) | Dotyczą zasobów potrzebnych do realizacji konkretnych celów | Budżet, liczba pracowników, roboczogodziny, surowce🧪 |
| 📌 Wyjściowe (Output) | Pokazują efekty pracy, czyli rezultaty określonych działań🔄 | Liczba sprzedanych produktów, liczba ukończonych projektów, zrealizowane kampanie |
| 📌 Całościowe (Overall/Comprehensive) | Mierzą ogólną skuteczność firmy lub działu | ROI, EBITDA, marża zysku, efektywność operacyjna 🔍 |
| Specyficzne (Low-Level) | KPI dla konkretnych zespołów lub stanowisk – powiązane z codzienną pracą | Liczba rozmów telefonicznych, konwersje działu sprzedaży, czas rekrutacji |
| 📌 Strategiczne (Strategic) | Powiązane z długoterminowymi celami firmy – wykorzystywane przez zarząd | Wzrost udziału w rynku, zwiększenie przychodów, lojalność klientów (NPS) |
Wskaźniki KPI – przykłady
Jak już wspominałam, KPI wykorzystywane są w różnych branżach, wskazują zarówno na kondycję całej firmy, jak i skuteczność prac, które prowadzone są przez konkretne działy i osoby. Przejdźmy teraz do konkretnych przykładów – kluczowych wskaźników efektywności w HR, marketingu, sprzedaży, logistyce i innych obszarach.
| KPI HR | opis |
|---|---|
| ✅Koszt pozyskania pracownika | Jaki jest całościowy koszt pozyskania pracownika. Jakie są koszty generowane przez implementację ogłoszeń, proces rekrutacji itp. |
| ✅Rotacja personelu | Odsetek pracowników, którzy w określonym czasie rezygnują z dalszej pracy w firmie |
| ✅Średni czas zatrudnienia | Jaka jest średnia długość zatrudnienia pracownika. Czy pracownicy są lojalni, po jakim czasie opuszczają firmę? |
| ✅Zaangażowanie pracowników | Czy pracownicy są zmotywowani do pracy, czy angażują się w wykonywane działania? |
| ✅Zainteresowanie szkoleniami | Jaki odsetek pracowników uczestniczy w szkoleniach. Czy pracownik chętnie rozwija swoje umiejętności? |
Kpi – hr
| KPI marketing | opis |
|---|---|
| ✅ROI (return on investment) | Zwrot inwestycji, ocena rentowności prowadzonych działań |
| ✅CPL (Cost per Lead) | Średni koszt pozyskania klienta |
| ✅Engagement Rate | Poziom zaangażowania odbiorców w zakresie przeglądania prezentowanych treści |
| ✅CTR (Click-Through Rate) | Odsetek kliknięć w porównaniu do wyświetleń strony www, reklamy |
Kpi- marketing
| KPI sprzedaż | opis |
|---|---|
| ✅Przychód ze sprzedaży | Całkowity dochód netto wygenerowany przez sprzedaż |
| ✅Wolumen sprzedaży | Liczba sprzedanych produktów, usług, zarezerwowanych wizyt, konsultacji |
| ✅Czas sprzedaży | Średni czas, po którym następuje zakończenie sprzedaży |
Kpi – sprzedaż
| KPI klient | Opis |
|---|---|
| ✅Satysfakcja klienta | Czy klienci są zadowoleni z obsługi, współpracy, zakupów? |
| ✅Retencja klienta | Odsetek klientów, którzy decydują się na kontynuowanie współpracy, przedłużenie umowy itp. |
| ✅NPS (Net Promoter Score) | Procent klientów, którzy poleciliby firmę znajomym, innym zainteresowanym |
Kpi- klient
| KPI produkcja | Opis |
|---|---|
| ✅Koszty produkcji | Koszty generowane przez produkcję (surowce, sprzęt, wynagrodzenie dla personelu) |
| ✅Efektywność produkcji | Wydajność procesów i wykorzystanie zasobów |
Kpi- produkcja
| KPI projektowe | Opis |
|---|---|
| ✅Stopień ukończenia projektu | W jakiej części projekt został zrealizowany (zwykle wartość wyrażana jest w procentach) |
| ✅Terminowość | Odsetek realizacji zakończonych w planowanym terminie, procent realizacji opóźnionych |
| ✅Budżet vs faktyczne wydatki | Różnice między zaplanowanym budżetem, a budżetem rzeczywistym, jaki pochłonęła dana realizacja |
Kpi-projekt
| KPI social media | Opis |
|---|---|
| ✅Zasięg | Liczba unikalnych użytkowników, którzy zobaczyli post, zainteresowali się profilem |
| ✅Interakcje odbiorców | Liczba komentarzy, oznaczeń, wzmianek |
| ✅Współczynnik konwersji | Odsetek użytkowników, którzy wykonali pożądaną akcję |
| ✅Reputacja marki | Negatywne interakcje, nieprzychylne komentarza |
Kpi-social media
KPI logistyka | Opis |
|---|---|
| ✅Średni czas realizacji zamówienia | Czas potrzebny na realizację zamówienia – od finalizacji zakupu przez klienta, po dostawę |
| ✅Koszt dostawy na jednostkę | Koszty dostawy jednego zamówienia |
| ✅Uszkodzone przesyłki | Procent przesyłek, które podczas transportu zostały uszkodzone |
| ✅Wskaźnik zwrotów (Return Rate) | Procent zwracanych towarów |
Kpi-logistyka
Jak wyznaczyć KPI?
Teoretycznie, KPI nie są skomplikowane, w praktyce jednak, bywa różnie. Wiele firm nie do końca wie, jak wybrać KPI, w jaki sposób je mierzyć i optymalizować. Poniżej kilka wskazówek.
- W zależności od rodzaju firmy i specyfiki prowadzonych działań, sprawdzą się inne wskaźniki efektywności. Nie ma uniwersalnego rozwiązania.🎯Wskaźniki nie mogą być wyłącznie zbiorem luźnych reguł – muszą w 100% współgrać z Twoim biznesem i Twoim dlaczego (Dlaczego to najważniejszy element reguły Złotego kręgu Simona Sinka).
- Nie przesadzaj z liczbą KPI, nadmiar wskaźników rozmyje priorytety i utrudni analizę. Skup się na metrykach, które naprawdę wspierają realizację celów e-marketingowych, strategicznych, finansowych itp.🎯 Trzy do pięciu wskaźników to zwykle wystarczająca liczba.
- Wykorzystaj metodę SMART, wyznaczaj cele, które są: konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone czasowo.🎯
- Pomyśl, kto jest odpowiedzialny za realizację danego celu. Inny rodzaj KPI sprawdzi się w przypadku zarządu, inny będzie odpowiedni dla działu HR, sprzedaży czy produkcji.
- Określ, jakie dane wykorzystasz do mierzenia KPI. Przemyśl czy będą to informacje łatwo dostępne i w jaki sposób je pozyskasz. Czy wykorzystasz narzędzia analityczne, ankiety, czy inne opcje.🎯Uzbrój się w cierpliwość, zdobycie części ważnych danych może wymagać czasu. Zwłaszcza, jeśli do tej pory nie skupiałeś się na analizie wskaźników.
Zarządzanie wskaźnikami kpi
- Zadbaj o to, by każda z zaangażowanych osób, znała cele firmowe, rozumiała stosowane wskaźniki i pozyskiwane dane.🎯 Jeśli zespół nie otrzyma istotnych informacji lub nie zrozumie, o co tak naprawdę chodzi, nie będzie w stanie zaangażować się w 100%, nie poczuje się prawdziwą częścią firmy.
- Raz wyznaczone KPI nie załatwią sprawy – świat biznesu jest bardzo dynamiczny! Przychodzą nowe trendy, pojawiają się nowe możliwości, zmieniają się odbiorcy i ich potrzeby. Pamiętaj więc o bieżącej weryfikacji i aktualizacji wskaźników.🎯
- Wszystkie informacje muszą być czarno na białym. Raporty, statystyki, wykresy to podstawa. Dane nie mogą wisieć w powietrzu, ważne jest sporządzanie raportów, ich szczegółowa analiza i opracowanie wniosków. Najlepiej analizować wyniki w regularnych odstępach czasu, na przykład raz na miesiąc, co dwa tygodnie itp. Praca z KPI jest wymagająca, ale warto poświęcić jej czas i energię.
Wskaźniki KPI – dlaczego są ważne?
Definicja i rodzaje KPI za nami. Teraz pora na kolejną kwestię – kilka zdań ta temat tego, dlaczego omawiane wskaźniki są tak ważne.
- 👉Definiując KPI, określasz jednocześnie, co dokładnie chcesz osiągnąć. Dzięki temu nie działasz w ciemno i wiesz, dokąd zmierzasz.
- 👉Wskaźniki efektywności to podane na tacy informacje dotyczące tego, co działa w Twojej firmie, a co wymaga poprawy. Bez szczegółowej analizy, nie jesteś w stanie wychwycić problemów, a co za tym idzie, naprawić ich. Aby wiedzieć, jak zoptymalizować proces dostawy, najpierw musisz określić – czy problemem jest długi czas realizacji, czy zbyt duża liczba uszkodzonych przesyłek.
- 👉Analiza KPI pozwala na wyciągnięcie istotnych wniosków dotyczących różnych elementów tworzących ekosystem firmy. Takie wnioski ułatwiają podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
KPI – ciekawostki i statystyki
- Na pierwszy ogień weźmy badanie Aberdeen Group, w którym wzięło udział ponad 350 przedsiębiorstw. Badanie dotyczyło oczywiście wskaźników KPI. Okazało się, że firmy, dzięki KPI, uzyskiwały wzrost rentowności i przychodów aż o 9%. (Forbes)
- Kolejne z ciekawych badań, przeprowadzone zostało przez Mckinsey Global Institute. Jakiej wiedzy dostarczyło? Okazało się, że firmy, które koncentrują się na danych, uzyskują lepsze wyniki, a mówiąc dokładniej, mają 23 razy większe szanse na pozyskanie klientów, 6 razy większe szanse na ich zatrzymanie i 9 razy większe szanse na pomnożenie zysków. (Keboola)
- Wśród 5 najczęściej stosowanych wskaźników KPI, znajdują się: wzrost przychodów, przychód na klienta, marża, wskaźnik utrzymania klienta, satysfakcja klienta. (Investopedia)
KPI – podsumowanie
KPI to metryki, które warto śledzić. Odzwierciedlają one ogólną rentowność firmy, jasno pokazują skuteczność działań, które prowadzone są przez poszczególne zespoły – np. HR, marketing, sprzedaż. KPI pozwalają także na weryfikację jakości konkretnych procesów, np. produkcji czy dostaw. Mówiąc najprościej, omawiane dziś metryki są miarą, która pokazuje, w jakim stopniu zrealizowany został wyznaczony cel.
Kpi skrót - co oznacza?
KPI to skrót od angielskiego Key Performance Indicator, co oznacza wskaźnik kluczowej efektywności. Jest to narzędzie pomiarowe używane w biznesie do oceny sukcesu w realizacji ważnych celów.
Kpi po polsku - jak przetłumaczyć?
Po rozwinięciu i przetłumaczeniu na język polski, KPI – Key Performance Indicator, oznacza wskaźnik kluczowej efektywności.
Kto powinien mieć określone kpi w organizacji?
KPI powinny być określone na różnych poziomach zarządzania, włączając w to zarówno kierownictwo wyższego szczebla, jak i menedżerów średniego szczebla, aż po zespoły operacyjne i indywidualnych pracowników. Każda grupa powinna mieć KPI dostosowane do specyficznych ról. Dla przykładu, kierownictwo może skupiać się na KPI związanych z rentownością i wzrostem firmy, menedżerowie na wydajności procesów, a pracownicy na indywidualnych celach produktywności. Dobre KPI powinny być zintegrowane pionowo w całej organizacji, zapewniając spójność i synergię działań na wszystkich poziomach.
KPI dashboard - co to?
KPI dashboard to interaktywny panel kontrolny, który prezentuje zestaw wybranych KPI w formie wizualnej, takiej jak wykresy i tabele. Przejrzysty dashboard ułatwia analizę i podejmowanie decyzji.
Moodle KPI - co to?
Moodle KPI to wskaźniki kluczowej efektywności (Key Performance Indicators) stosowane w kontekście platformy e-learningowej Moodle. Te wskaźniki mogą być wykorzystane do monitorowania, analizowania i poprawy jakości nauczania oraz zarządzania kursem online.
