Każda firma, która wprowadza na rynek nowy produkt lub rozpoczyna realizację projektu, dąży do tego, by przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem. Ale, czym dokładnie ma być ów sukces? Kiedy powinien nadejść? Jakie kroki do niego prowadzą? Firm powinna wiedzieć, do czego konkretnie dąży i jaką drogą. Właśnie dlatego, przed startem, warto przygotować szczegółowy brief. Jakie elementy powinien zawierać? Co wziąć pod uwagę? O tym wszystkim poniżej.
Brief – co to jest?
Brief to dokument, który zawiera kluczowe informacje oraz wszelkie wytyczne niezbędne do realizacji projektu lub kampanii. Głównym celem briefu jest dostarczenie zespołowi wykonawczemu jasnych i konkretnych danych dotyczących oczekiwanych rezultatów, zakresu prac, celów projektu, grupy docelowej oraz innych, istotnych aspektów. Brief powinien być zwięzły, ale jednocześnie wystarczająco szczegółowy, aby nie pojawiły się niejasności podczas realizacji.
Mały brief – co to?
Mały brief to zwięzły dokument, który zawiera podstawowe informacje i wytyczne dotyczące projektu. Jego główną cechą jest skondensowana forma, która skupia się na najistotniejszych elementach zadania. Mały brief jest zwykle stosowany przy mniejszych projektach lub w sytuacjach, gdy czas jest ograniczony, a komunikacja musi być szybka i bezpośrednia.
Duży brief – co to?
Duży brief to kompleksowy dokument, zawierający szczegółowe informacje o projekcie. Jest stosowany głównie przy większych, bardziej złożonych przedsięwzięciach, w których wymagana jest dokładna analiza i szczegółowe planowanie. Oprócz standardowych elementów, takich jak cele, grupa docelowa i zakres prac, duży brief może zawierać analizę rynku, informacje o konkurencji, specyfikacje techniczne, wytyczne dotyczące komunikacji, a także bardziej rozbudowane kryteria sukcesu i harmonogramy. Jest to dokument, który służy jako kompleksowe źródło informacji dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Rodzaje briefu
Briefy są wykorzystywane w wielu różnych dziedzinach i branżach. Ich zastosowanie jest szerokie, w zależności od charakteru i wymagań projektu:
- Brief reklamowy – wykorzystywany w branży reklamowej do przedstawienia koncepcji kampanii, celów marketingowych oraz przekazu, który ma zawierać reklama.
- Brief marketingowy – służy do określenia strategii marketingowej, celów i oczekiwanych rezultatów działań marketingowych.
- Brief kreatywny – wykorzystywany jest przede wszystkim w branżach kreatywnych, takich jak grafika, design czy produkcja filmowa. Celem jest określenie kierunku artystycznego.
- Brief projektowy – stosowany w zarządzaniu projektami, ma określić zakres prac, cele, harmonogramy oraz specyficzne wymagania danego projektu.
- Brief eventowy – używany przy organizacji wydarzeń, zawierający informacje o rodzaju wydarzenia, jego celach, oczekiwanej grupie docelowej oraz logistyce.
Brief stanowi kluczowe narzędzie komunikacji pomiędzy klientem a wykonawcą. Jest fundamentem efektywnej i zorganizowanej pracy, umożliwia wszystkim zaangażowanym stronom zrozumienie celów i oczekiwań związanych z projektem.
Elementy składowe briefu
Wśród najistotniejszych elementów briefu znajdują się:
- Tło i kontekst projektu: Opisuje historię, tło i kontekst, w którym powstaje projekt. Ta część powinna zawierać informacje o firmie i rynku oraz czynnikach, które doprowadziły do rozpoczęcia projektu.
- Cele projektu: Jasno zdefiniowane, mierzalne cele projektu to kolejny element. Cele powinny być konkretnie sformułowane, tak, aby zespół dobrze zrozumiał oczekiwania zleceniodawcy.
- Grupa docelowa: Charakterystyka grupy docelowej – informacje, na temat tego, kim są odbiorcy, czego potrzebują, jakie mają preferencje.
- Przekaz i kluczowe komunikaty: Jakie idee, wartości lub informacje powinny zostać przekazane grupie docelowej?
- Zakres prac: Szczegółowy opis zadań, potrzebnych materiałów i zasobów.
- Budżet: Środki na realizację projektu, które określają ramy dla planowanych działań.
- Ograniczenia i założenia: Wszystkie ograniczenia, z którymi może spotkać się zespół, np. terminy, wymagania prawne, techniczne i inne specyficzne wyzwania.
- Kryteria sukcesu: Jak mierzony będzie sukces projektu, jakie wskaźniki i cele powinny zostać osiągnięte.
- Harmonogram: Szacowany czas realizacji poszczególnych etapów projektu, ważne terminy, kamienie milowe.
Proces tworzenia briefu
Jak, krok po kroku, stworzyć efektywny brief?
- Określenie celów i potrzeb: Zacznij od przeanalizowania celów projektu.
- Zbieranie informacji: Zbierz wszystkie, niezbędne informacje o rynku, grupie docelowej, konkurencji.
- Definiowanie grupy docelowej: Określ, kto jest odbiorcą projektu, ustal potrzeby, oczekiwania i preferencje odbiorców.
- Formułowanie przekazu: Zdecyduj, co chcesz przekazać, jakie komunikaty są kluczowe.
- Określenie zakresu prac: Precyzyjnie zdefiniuj, jakie działania i etapy projektu są konieczne.
- Ustalenie budżetu: Określ dostępny budżet oraz sposób, w jaki ma być rozdzielony.
- Rozpoznawanie ograniczeń i założeń: Weź pod uwagę wszelkie ograniczenia, jakie mogą wpłynąć na projekt.
- Ustalanie kryteriów sukcesu: Zdefiniuj, jakie wyniki będą świadczyły o sukcesie projektu.
- Tworzenie harmonogramu: Opracuj realistyczny plan realizacji projektu, w tym ważne daty i kamienie milowe.
- Przejrzystość i zwięzłość: Upewnij się, że brief jest jasny, zwięzły i zrozumiały dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Pamiętaj, że brief powinien być dostosowany do specyfiki projektu i odbiorców, dlatego poszczególne kroki mogą się różnić w zależności od charakteru zadania.
Brief – przykład
Załóżmy, że jesteśmy agencją marketingową, która otrzymała zlecenie na stworzenie kampanii promocyjnej dla nowego klienta, producenta zabawek edukacyjnych.
- Klient: EduFun Toys, producent zabawek edukacyjnych.
- Rynek: Rodzice dzieci w wieku przedszkolnym (3-6 lat), z naciskiem na rynek polski.
- Potrzeba: Wprowadzenie na rynek nowej linii zabawek edukacyjnych promujących rozwój umiejętności STEM (nauka, technologia, inżynieria, matematyka).
Cele projektu
- Budowanie świadomości marki EduFun Toys jako lidera w dziedzinie zabawek edukacyjnych.
- Generowanie zainteresowania nową linią zabawek oraz zwiększenie sprzedaży o 20% w pierwszym kwartale po wprowadzeniu produktu na rynek.
Grupa docelowa
- Rodzice dzieci w wieku 3-6 lat, zainteresowani edukacją poprzez zabawę.
- Opiekunowie i nauczyciele przedszkolni poszukujący nowych, innowacyjnych metod nauczania.
Przekaz i kluczowe komunikaty
- EduFun Toys jako synonim zabawy i nauki.
- Podkreślenie wartości edukacyjnych zabawek, ich bezpieczeństwa i jakości.
- Rozwój umiejętności STEM poprzez zabawę.
Zakres prac
- Opracowanie strategii marketingowej obejmującej reklamy w internecie, mediach społecznościowych, na blogach parentingowych i w wybranych czasopismach dla rodziców.
- Produkcja materiałów wizualnych, filmów reklamowych i treści edukacyjnych.
Budżet
- 200 000 PLN na całą kampanię.
Ograniczenia i założenia
- Wszystkie materiały promocyjne muszą być zgodne z normami bezpieczeństwa zabawek i etyki w marketingu dziecięcym.
- Kampania powinna rozpocząć się miesiąc przed wprowadzeniem produktu do sprzedaży.
Kryteria sukcesu
- Osiągnięcie 20% wzrostu sprzedaży w pierwszym kwartale.
- Zwiększenie ruchu na stronie internetowej marki o 30%.
Harmonogram
- Planowanie i przygotowanie kampanii: marzec-kwiecień.
- Rozpoczęcie kampanii: maj.
- Wprowadzenie produktu na rynek: czerwiec.
Czym jest briefing?
Briefing to spotkanie lub seria spotkań, podczas których omawiane są szczegółowe wytyczne i informacje dotyczące konkretnego projektu lub zadania. Celem briefingów jest przekazanie zespołowi wykonawczemu informacji, które pozwolą na skuteczną realizację powierzonych zadań. Briefingi są dynamicznymi dyskusjami, które pozwalają na dwustronną komunikację – wykonawcy mogą zadawać pytania, wyjaśniać wątpliwości i wspólnie rozwijać koncepcje projektu.
Briefingi często odbywają się na początku projektu, ale mogą również mieć miejsce w trakcie, szczególnie, gdy pojawiają się nowe wyzwania lub zmienia się zakres prac.
Brief a komunikacja z klientem/zespołem
Brief pełni kluczową rolę w komunikacji między klientem a zespołem wykonawczym. Jest narzędziem, które sprawia, że obie strony rozumieją cele i wymagania projektu. Dzięki briefowi, klient może przekazać swoje oczekiwania, cele biznesowe oraz szczegółowe informacje dotyczące projektu. Jest to fundament, na którym zespół buduje strategię i plan działania.
Brief to punkt odniesienia dla wszystkich członków zespołu, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych grup dla osób pracujących zdalnie. Dobrze przygotowany brief to sposób na uniknięcie nieporozumień i błędów w interpretacji.
FAQ
Briefing w pracy – na czym polega?
Briefing w pracy to regularne spotkania zespołu lub zespołu z klientem, mające na celu przekazanie ważnych informacji, omówienie postępów i planowanie kolejnych kroków w projekcie. Briefing to przestrzeń na dyskusję, zadawanie pytań, wyjaśnianie wątpliwości i wspólne rozwiązywanie problemów. Jest to czas na aktualizację i koordynację działań zespołowych w oparciu o aktualny etap projektu.
Brief mediowy – co to?
Brief mediowy to dokument przygotowywany głównie dla agencji reklamowych lub działów marketingowych, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące planowanej kampanii medialnej. W briefie mediowym znajdują się takie informacje jak cele kampanii, grupa docelowa, budżet, preferowane kanały mediowe, kluczowe przekazy oraz oczekiwane wyniki. Brief mediowy jest podstawą do opracowania strategii medialnej i planu mediowego.
Brief logo – jak wygląda?
Brief logo to szczegółowy dokument zawierający wytyczne dla grafika. Taki brief powinien zawierać informacje o firmie, jej misji, wizji, grupie docelowej, a także o preferowanych kolorach, stylu i innych elementach wizualnych. Brief może również określać kwestie, które firma chce komunikować za pomocą logo oraz wszelkie wymagania lub pomysły.
Briefing po polsku – co oznacza?
Briefing (w polskiej terminologii używany w oryginalnej formie), oznacza spotkanie lub serię spotkań, podczas których omawiane są szczegółowe zagadnienia dotyczące projektu lub zadania. W kontekście pracy w Polsce, briefingi są ważnym elementem zarządzania projektami i komunikacji zespołowej, sprawiają, że wszyscy uczestnicy mają dostęp do aktualnych informacji i mogą uczestniczyć we wspólnym planowaniu działań.
ROAS (Return On Advertising Spend) – wzór
Wzór na ROAS: ROAS = (przychody z reklam / koszty reklam) × 100%
ROAS to wskaźnik efektywności wydatków reklamowych, który pokazuje, jak wysoki przychód generuje każda wydana na reklamę złotówka. Jest to kluczowy wskaźnik w digital marketingu, który pomaga w ocenie, czy inwestycje reklamowe przynoszą pożądane rezultaty finansowe.
Brief strony internetowej – jak wygląda?
Brief projektowania strony internetowej lub sklepu e-commerce to dokument zawierający wszystkie kluczowe informacje potrzebne do zaplanowania i wykonania strony. Zwykle obejmuje takie elementy, jak:
cel stworzenia witryny, grupa docelowa, przekaz i treść, funkcjonalności i technologie, estetyka, design, budżet. W briefie mogą też znaleźć takie punkty, jak pozycjonowanie, SEO i marketing.
Brief – podsumowanie
Brief jest fundamentalnym narzędziem w procesie zarządzania projektami i komunikacją, służącym do przekazywania kluczowych informacji i wytycznych niezbędnych do realizacji projektu. Jego główne elementy obejmują tło projektu, określenie celów, identyfikację grupy docelowej, szczegółowy zakres prac, budżet, ograniczenia, kryteria sukcesu i harmonogram. Briefy różnią się w zależności od branży i charakteru projektu – wyróżniamy między innymi brief reklamowy, marketingowy, kreatywny czy projektowy.
Dobrze przygotowany brief jest kluczowy w skutecznej współpracy i komunikacji między klientem a zespołem wykonawczym. Umożliwia zespołowi zrozumienie oczekiwań klienta, zapewnia jasność w realizacji projektu oraz pomaga w osiągnięciu określonych celów. Jest to narzędzie niezbędne dla efektywnej realizacji projektów, sposób, by wszystkie zaangażowane strony działały zgodnie z jedną, spójną wizją.
